Bibliotekets-smarta-materialhantering

Kultur och fritid

Översikt

Bibliotekets smarta materialhantering

Nyckelord

Bibliotek Logistik Administrationssystem

IMMS (Intelligent Material Management System) är ett smart materialadministrationssystem som omfattar hela bibliotekets samling. Stadsbibliotekets samling innehåller omkring 1,8 miljoner volymer. Det smarta systemet för materialadministration införskaffades när stadsbiblioteket övergick från egna biblioteksspecifika samlingar till en gemensam samling. Genom förändringen ville man möjliggöra att materialet rör sig fritt mellan biblioteken. Systemet togs i bruk i maj 2019 och har sedan dess varit i bruk, men fortfarande i driftsättningsskedet. Systemet har möjliggjort en situation där största delen av samlingarna flyter, det vill säga rör sig fritt mellan biblioteken.

Tack vare det flytande materialet kan kunderna påverka respektive biblioteks utbud genom sitt eget agerande. Returneringar påverkar bibliotekens utbud. Systemets definitioner kan ändras utifrån rapporter och observationer. Genom jämn fördelning av nytt material strävar man efter att inget bibliotek på grund av sin storlek ska ha en ojämlik ställning, och därmed också efter jämlikhet mellan de olika bibliotekens kunder.

Med hjälp av tjänsten kan man följa upp och spåra volymernas rörelser. Materialets plats kan ses i realtid med hjälp av de RFID-koder som är fastklistrade på materialet. Det material som Helsingfors stadsbibliotek har för utlåning försågs med koder innan systemet togs i bruk. RFID-koder används också i transportenheter, vid automatisk sortering och för att identifiera specialhyllor.

Bibliotekssystemet är inte avsett för logistisk uppföljning av material, och därför kompletterar detta nya system effektivt de data som finns om volymernas rörlighet. Bibliotekets experter kan styra hur materialet rör sig mellan biblioteken med hjälp av parametrar och regler i systemet. På detta sätt kan man exempelvis styra bibliotekshyllornas fyllnadsgrad så att materialet kan presenteras för kunderna på ett bättre sätt. Det materialhotell som skapats under implementeringen av det smarta systemet för materialadministration balanserar överfyllda hyllor på grund av exempelvis säsongsvariationer och renoveringar av bibliotek. Kunderna har inte fysisk tillgång till materialhotellet, men materialet kan reserveras. Materialhotellet finns i biblioteksbyggnaden i Böle, i närheten av stadsbibliotekets gemensamma centrala sortering.

Ibruktagandet av systemet har minskat den manuella logistiken för personalen. Materialet kan hanteras exempelvis genom att flytta reservationer lådvis, då man tidigare har tvingats göra detta en volym i taget. Effektivisering av hanteringen av reservationer är nödvändig eftersom antalet reservationer har ökat mycket under de senaste åren. Genom effektiviserad hantering frigörs också personalens arbetstid från logistik till annat biblioteksarbete.

Till tjänsten hör en mobilapplikation för bibliotekspersonalen. Med hjälp av mobilapplikationen kan material flyttas till den centrala sorteringen eller till bibliotekets hyllor, antingen en låda i taget eller vid behov en volym i taget. Med hjälp av applikationen kan personalen också se uppgifter som är specifika för en volym, hylla eller transportenhet (aktuell information och tidigare rörelser). Systemet har byggts upp av danska Lyngsoe Systems i samarbete med allmänna bibliotek i Danmark. I systemet hanteras endast materialuppgifter, inga personuppgifter om kunder.

Kontaktuppgifter

Närmare uppgifter om systemet

Här kan du bekanta dig med informationen som används av systemet, driftlogiken och dess styrning inom de områden som intresserar dig.

DatauppsättningarVisa mer Visa mindre

Centrala informationskällor som använts i utvecklingen och användningen av systemet, deras innehåll och hur de utnyttjas. Olika informationskällor separeras med mellanrubriker.

Sierra ILS

Sierra ILS är det bibliotekssystem som Helsingfors stadsbibliotek använder (Innovative Interfaces Inc.). I Sierra administreras funktioner för lån, returer och bokningar samt uppgifter som anknyter till bibliotekets produktion, om bland annat kunder, inköp, tillgänglighet av material, beskrivningar av material och klassificeringar. IMMS-systemet använder följande uppgifter om materialet ur bibliotekets databas: titel-id, verkets namn, upphovsmannens namn, språk, materialtyp, sidantal, anskaffningsdatum, volym-id (item), klassificering, eventuell genre, volymens status, bibliotek och avdelning där materialet är placerat. IMMS-systemet söker information i Sierra om nya volymer, förändringar i volymerna och information om volymer som kan uppfylla en begäran om en reservation.

IMMS

Tjänsten använder följande uppgifter som skapats och upprätthålls av bibliotekets experter:

• Användare; inloggningsuppgifter och rättigheter • Koder för flytande material och definitioner av dem; dessa används för att bestämma hur och var materialet flyter och för att identifiera material som inte är lämpligt att flyta (t.ex. bokhandel, lokala samlingar etc.) • Medelvärden för materialets mått • Respektive biblioteks hyllmått och fastställande av innehåll på hyllnivå – bibliotekets strukturer • Nivåer av materialgrupper för att definiera deras hierarki • Respektive biblioteks egen hierarki för materialgrupper och deras hyllmått • Innehållet i varje materialgrupp på respektive bibliotek, och länkning till hyllmått • Utställningar för alla biblioteks bruk. Bygga utställningar med hjälp av ett utställningsverktyg. Utställningar byggda på detta sätt kan användas samtidigt i alla bibliotek. För dessa utställningar materialet fylls i automatiskt med hjälp av systemet. • Materialets livscykelregler • Transportenheter (låda, kärra, vagn) och deras RFID-koder • Utställningsmöbler och deras RFID-koder • Reservationshyllornas numrerade hylldelare och deras RFID-koder • RFID-koder för returautomaternas sorteringsställen • Materialhotellets numrerade hylldelare och deras RFID-koder • Underhåll av genmarkeringar

I tjänsten har bibliotekets experter definierat följande parametrar:

• Datasäkerhet • Antal volymer i materialgrupperna och fyllnadsgrader • Antagna värden för materialets mått • Automatiska korrigeringar • Automatiska (material)påfyllningar • Söklistor för material (för mobilapplikationen) • Specifikationer för sortering av material • Definition av tidpunkt för uppdatering av biblioteksstrukturerna • Bestämmelser som hänför sig till bibliotekssystemet • Automatisk hantering av materialets livscykel • Struktur för flytande material

Dessutom används följande uppgifter som fåtts från bibliotekssystemet (Sierra ILS) och korrigerats av bibliotekets experter:

• Bibliotekens och avdelningarnas namn • Tagande ur bruk av information på bibliotek i andra städer inom biblioteksnätverket.

DatabehandlingVisa mer Visa mindre

Den operativa logiken för den automatiska databehandlingen och resonemang som utförs av systemet och de modeller som används.

Modellens arkitektur

IMMS använder en intelligent distributionsalgoritm för att fatta realtidsbeslut om materialet och upprätthålla algoritmoptimeringsstrategier. Algoritmen är utvecklad och ägs av tjänsteleverantören Lyngsoe Systems.

Icke-diskrimineringVisa mer Visa mindre

Främjande och förverkligande av jämlikhet i användningen av tjänsten.

Genom jämn fördelning av nytt material strävar man efter att inget bibliotek på grund av sin storlek ska ha en ojämlik ställning i fråga om nytt material. Genom flytande material säkerställer man lika tillgång för alla till materialet. Det smarta materialadministrationssystemet styr inte inköp av material, utan endast fördelningen av det material som införskaffats.

Mänsklig tillsynVisa mer Visa mindre

Mänsklig övervakning under användningen av tjänsten.

Systemets funktioner övervakas och vidareutvecklas av utnämnda experter vid biblioteket med hjälp av olika rapporter och respons från personalen. Systemleverantören ansvarar för det tekniska upprätthållandet av tjänsten och supporten.

RiskhanteringVisa mer Visa mindre

Risker som anknyter till systemet och användningen av det samt hanteringen av dessa.

Tjänstens risknivå bedöms vara låg.

Var denna information till nytta för dig?

Ja Delvis Egentligen inte