kirjaston alykas aineistonhallinta

Kulttuuri ja vapaa-aika

Yleiskatsaus

Kirjaston älykäs aineistonhallinta

Avainsanat

kirjasto logistiikka hallintajärjestelmä kirjastoaineisto

IMMS (Intelligent Material Management System) on koko kirjaston kokoelmaa koskeva älykäs aineiston hallintajärjestelmä. Kaupunginkirjaston kokoelma sisältää noin 1,8 miljoonaa nidettä. Älykäs aineiston hallintajärjestelmä hankittiin kaupunginkirjaston siirtyessä kirjastokohtaisista omista kokoelmista yhteen yhteiseen kokoelmaan. Muutoksen myötä aineiston haluttiin liikkuvan vapaasti kirjastojen välillä. Järjestelmä otettiin käyttöön toukokuussa 2019, minkä jälkeen se on ollut käytössä, mutta edelleen käyttöönottovaiheessa. Järjestelmä on mahdollistanut pääsyn tilanteeseen, jossa pääosa kokoelmasta kelluu, eli liikkuu vapaasti kirjastojen välillä.

Kelluvan aineiston myötä asiakkaat pääsevät vaikuttamaan kunkin kirjaston tarjontaan omalla toiminnallaan. Palautukset muokkaavat kirjastojen tarjontaa. Järjestelmän määrityksiä voidaan muokata raporttien ja havaintojen perusteella. Uutuusaineiston tasajaolla pyritään siihen, ettei mikään kirjasto ole kokonsa puolesta eriarvoisessa asemassa ja näin myös eri kirjastojen asiakkaat ovat yhdenvertaisessa asemassa.

Palvelun avulla pystytään seuramaan ja jäljittämään niteiden liikkumista. Aineisto voidaan paikantaa reaaliajassa aineistoon tarroitettujen RFID-tunnisteiden avulla. Helsingin kaupunginkirjaston lainattava materiaali tarroitettiin ennen järjestelmän käyttöönottoa. RFID-tunnisteita käytetään myös kuljetusyksiköissä, automaattien lajittelupisteissä sekä erikoishyllyjen tunnistuksessa.

Kirjastojärjestelmää ei ole tarkoitettu aineiston logistiseen seurantaan, siksi tämä uusi järjestelmä täydentää tehokkaasti niteiden liikkumisesta saatavaa dataa. Kirjaston asiantuntijat voivat ohjata aineiston kulkua kirjastojen välillä järjestelmässä olevilla parametreilla ja säännöillä. Näillä voidaan ohjata esimerkiksi kirjastojen hyllyjen täyttöastetta niin, että aineistoa voidaan entistä paremmin esitellä asiakkaille. Älykkään aineistonhallintajärjestelmän käyttöönoton aikana luotu aineistohotelli tasapainottaa esimerkiksi kausivaihteluiden ja kirjastojen remonttien aikaisia hyllyjen ylitäyttöjä. Aineistohotelliin ei asiakkailla ole fyysistä pääsyä, mutta aineisto on varattavissa. Aineistohotelli sijaitsee Pasilan kirjastorakennuksessa, lähellä kaupunginkirjaston yhteistä keskuslajittelijaa.

Järjestelmän käyttöönotto on vähentänyt henkilökunnan käsilogistiikkaa. Aineistoa voidaan käsitellä esimerkiksi varausten liikuttamisessa laatikoittain, kun tämä on aikaisemmin jouduttu tekemään nide kerrallaan. Varausten käsittelyn tehostaminen on tarpeen varausten määrän noustua jyrkästi viime vuosina. Käsittelyn tehostamisella mahdollistetaan myös henkilökunnan työajan vapautumista logistiikasta muuhun kirjastotyöhön.

Palveluun liittyy kirjastohenkilökunnan käytössä oleva mobiilisovellus. Mobiilisovelluksen avulla aineistoa voidaan siirtää keskuslajittelijalle tai kirjaston hyllyihin, joko laatikko kerrallaan tai tarpeen vaatiessa nide kerrallaan. Sen avulla voi henkilökunta myös nähdä nide-, hylly- tai kuljetusyksikkökohtaisia tietoja (ajankohtaiset tiedot sekä edelliset liikkeet). Järjestelmän on rakentanut tanskalainen Lyngsoe Systems yhteistyössä tanskalaisten yleisten kirjastojen kanssa. Järjestelmässä käsitellään vain aineistotietoja, eikä lainkaan asiakkaita koskevia henkilötietoja.

Yhteystiedot

Järjestelmän tarkemmat tiedot

Täällä voit tutustua järjestelmän käyttämään tietoon, toimintalogiikkaan ja sen hallintaan sinua kiinnostavilta osin.

TietolähteetNäytä lisää Näytä vähemmän

Järjestelmän kehityksessä ja käytössä hyödynnetyt keskeiset tietolähteet, niiden sisältö ja hyödyntämistavat. Eri tietolähteet on eroteltu väliotsikoilla.

Sierra ILS

Sierra ILS on Helsingin kaupunkikirjaston käytössä oleva kirjastojärjestelmä (Innovative Interfaces Inc.). Sierrassa hallinnoidaan lainaus-, palautus- ja varaustoimintoja sekä kirjaston tuotantoon liittyviä tietoja, mm. asiakastiedot, hankinnat, aineiston saatavuus, aineiston kuvailut ja luokitukset. IMMS-järjestelmä hyödyntää kirjaston tietokannasta seuraavia aineistoa koskevia tietoja: nimeke id (title), teoksen nimi, tekijän nimi, kieli, aineistotyyppi, sivumäärä, hankintapäivä, nide id (item), luokitus, mahdollinen genre, niteen tila (status), sijaintikirjasto ja -osasto. IMMS-järjestelmä hakee Sierrasta tiedon uusista niteistä, niteitä koskevista muutoksista sekä tiedot niteistä, jotka voivat täydentää varauspyynnön.

IMMS

Palvelu hyödyntää seuraavia kirjaston asiantuntijoiden luomia ja ylläpitämiä tietoja:

• Käyttäjät; tunnukset ja oikeudet • Kellutuskoodit ja niiden määritelmät; näiden avulla määritellään miten ja minne aineisto kelluu sekä määritetään se ainesto, jonka kelluminen ei ole tarkoituksenmukaista (esimerkiksi kirjavarasto, paikalliskokoelmat jne.) • Aineiston mittojen määrittäminen (käytetään useinmiten keskiarvoja) • Kirjaston rakenteiden luominen ja jokaisen kirjaston hyllymetrien mittaaminen sekä sisällön määrittäminen hyllytasolla
• Aineistoryhmien tasot, joiden avulla määritellään niiden hierarkia • Kirjastokohtaiset hierarkiat aineistoryhmille ja niiden hyllymitat • Jokaisen kirjaston jokaisen aineistoryhmän sisältö ja liittäminen hyllymittoihin • Näyttelyiden rakentaminen näyttelytyökalun avulla. Näin rakennetut näyttelyt voidaan ottaa käyttöön yhtäaikaisesti vaikka kaikissa kirjastoissa. Näille näyttelyille täyttö tapahtuu automaattisesti järjestelmän avulla. • Aineiston elinkaarisäännöt, joilla voidaan määrittää aineistojen tarpeellinen määrän sen elinkaaren eri aikoina. • Kuljetusyksköt (laatikko, kärry, vaunu) ja niiden rfid-tunnisteet • Näyttelykalusteet ja niiden rfid-tunnisteet • Varaushyllyjen numeroidut hyllyjakajat ja niiden rfid-tunnisteet • Palautusautomaattien lajittelupaikkojen rfid-tunnisteet • Aineistohotellin numeroidut hyllyjakajat ja niiden rfid-tunnisteet • Aineiston genre-merkintöjen ylläpito

Palveluun on määritetty kirjaston asiantuntijoiden toimesta seuraaviin kohtiin liittyviä parametrit:

• Tietoturva • Aineistoryhmien oletusarvot • Oletusarvot aineistomitoille • Automaattiset korjaukset • Automaattiset (aineisto)täytöt • Aineiston hakulistat (mobiilisovellukseen) • Aineiston lajittelumäärityksiä • Kirjastorakenteiden päivitysaikamääritys • Kirjastojärjestelmään liittyviä määrityksiä • Automaattinen aineiston elinkaaren hallinta • Kellutusrakenne

Lisäksi hyödynnetään seuraavia kirjaston asiantuntijoiden korjaamia kirjastojärjestelmästä (Sierra ILS) saatavia tietoja:

• Kirjastojen ja osastojen nimien selventäminen • Kirjastokimpan muiden kaupunkien kirjastojen tietojen passivoiminen, koska kirjastot eivät ole mukana IMMSissä. (Kirjastokimpalla on kuitenkin yhteinen kirjastojärjestelmä käytössä.)

ToimintalogiikkaNäytä lisää Näytä vähemmän

Järjestelmän suorittaman automaattisen tietojen käsittelyn ja päättelyn toimintalogiikka ja hyödynnetyt mallit.

Järjestelmän arkkitehtuuri

IMMS hyödyntää älykästä jakelualgoritmia aineistoa koskevien reaaliaikaisten päätösten tekemiseen ja algoritmin optimointistrategioiden ylläpitoon. Algoritmi on palvelun toimittajan Lyngsoe Systemsin kehittämä ja omistama.

YhdenvertaisuusNäytä lisää Näytä vähemmän

Yhdenvertaisuuden edistäminen ja toteutuminen palvelun käytössä.

Uutuusaineiston tasajaolla pyritään siihen, ettei mikään kirjasto ole kokonsa puolesta eriarvoisessa asemassa suhteessa uutuuksiin. Aineiston älykkäällä hallintajärjestelmällä ei ohjata aineistojen hankintoja, vaan ainoastaan hankitun aineiston jakelua.

ValvontaNäytä lisää Näytä vähemmän

Ihmisen suorittama valvonta palvelun käytön aikana.

Järjestelmän toimintaa valvotaan ja kehitetään edelleen kirjaston nimettyjen asiantuntijoiden toimesta erilaisten raporttien ja henkilökunnalta saatavan palautteen avulla. Järjestelmän toimittaja vastaa palvelun teknisestä ylläpidosta ja tuesta.

RiskienhallintaNäytä lisää Näytä vähemmän

Järjestelmään ja sen käyttöön liittyvät riskit ja niiden hallintatavat.

Palvelun riskitaso on arvioitu matalaksi.

Oliko tämä tieto hyödyllistä?

Kyllä oli Osittain Eipä juuri